Statuts et règlements

 

A. LES STATUTS

ARTICLE 1 : RAISON SOCIALE

La corporation se nomme : Fondation Marichette Inc. (Fondation)

ARTICLE 2 : MISSION

La Fondation a pour mission de mener des actions pour obtenir des ressources et à les utiliser pour aider des femmes du Nouveau-Brunswick à accéder à l’éducation ou à la formation en français qui leur permettra d’atteindre l’autonomie financière.

ARTICLE 3 : MANDAT

La Fondation remplit sa mission en réalisant les objectifs suivants :
a) Solliciter des dons en provenance notamment de particuliers, d’institutions, d’autres fondations ;
b) Administrer des fonds ;
c) Accorder une aide financière à des femmes du Nouveau-Brunswick dont les ressources financières sont limitées afin de poursuivre leurs études dans des institutions postsecondaires de langue française.

ARTICLE 4 : LA NATURE DE L’ORGANISME

La Fondation est un organisme de bienfaisance. Les revenus du capital investi sont utilisés à des fins charitables comme prévu dans la mission et le mandat de l’organisme.

ARTICLE 5 :  SIÈGE SOCIAL

Le siège social est à Moncton, comté de Westmorland au Nouveau-Brunswick.

ARTICLE 6 : LANGUE

Le français est la langue de travail parlée et écrite de la Fondation.

B. LES RÈGLEMENTS

ARTICLE 7  : LES INSTANCES

Les instances sont :
7.1 L’assemblée générale annuelle
7.2 Le Conseil d’administration (Conseil)
7.3 Les comités permanents :
7.3.1 Le comité de sollicitation
7.3.2 Le comité des bourses
7.3.3 Le comité des placements

ARTICLE 8 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

8.1 Composition et vote :

L’assemblée générale se compose des membres de la Fondation. Les membres ne peuvent pas se faire remplacer ni voter par procuration. Chaque membre ne possède qu’un vote et les décisions sont prises à la majorité des votes exprimés. Les décisions ne peuvent être annulées sous prétexte que quelques membres n’auraient pas reçu l’avis de convocation. Le scrutin secret est de droit à la demande d’une membre

8.2 Réunions ordinaires :

L’assemblée générale est convoquée obligatoirement en séance ordinaire une fois l’an en un centre urbain du Nouveau-Brunswick, au plus tard six mois (6) après la fin de l’exercice financier. Le quorum est constitué de cinquante (50) pour cent plus un (1) membres présentes. La convocation écrite, par la poste ou par courriel selon les coordonnées figurant au registre, doit être envoyée à toutes les membres et observateurs au moins douze (12) jours avant la réunion et doit contenir l’ordre du jour.

8.3 Ordre du jour des réunions ordinaires :

L’ordre du jour de la réunion annuelle comprend, entre autres : a) la liste des membres, b) le procès-verbal de la réunion précédente, c) le rapport de la présidente, d) le rapport de la vérificatrice ou du comité d’examen des comptes selon le cas, e) l’examen des propositions soumises par le Conseil, f) s’il y a lieu, la nomination des membres du Conseil et l’élection de la présidente, g) la désignation de la vérificatrice ou du comité d’examen des comptes, selon le cas.

 8.3.1 Les membres présentes peuvent avant l’adoption de l’ordre du jour ajouter à celui-ci avec l’assentiment de la majorité. Toute autre réunion ordinaire est convoquée par le Conseil et son ordre du jour est précisé dans l’avis de convocation envoyé au moins douze (12) jours avant la date prévue pour la tenue de la réunion ; les membres présentes peuvent, avant l’adoption de l’ordre du jour, y ajouter avec l’assentiment de la majorité.

8.4 Réunions extraordinaires :

Une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée sur décision du Conseil ou par le Conseil sur demande écrite de dix pour cent (10 %) ou de quinze (15) membres ou le plus petit des deux.

8.4.1 L’avis de convocation écrite, envoyée par la poste ou par courriel, aux membres et aux observateurs au moins sept (7) jours avant la réunion doit indiquer l’objet précis des délibérations et doit inclure assez d’information pour permettre aux membres de prendre une décision éclairée. L’assemblée générale réunie en séance extraordinaire ne peut étudier que le sujet pour lequel elle a été convoquée.

ARTICLE 9 : LES MEMBRES ET OBSERVATEURS

9.1 Les membres sont les administratrices actuelles et antérieures ainsi que toutes les personnes qui ont été actives au sein des comités permanents et spéciaux durant l’année en cours.

9.2 Une membre peut se retirer en le signifiant par écrit à la secrétaire de la corporation.

9.3 Toute membre peut être suspendue ou exclue par le vote des trois quarts des membres à une assemblée générale des membres convoquées au moins sept (7) jours avant la date fixée pour la séance et faisant état de la proposition de suspension ou d’exclusion. La suspension entraine la perte de tous les droits et privilèges réservés aux membres de la corporation.

9.4 Toute personne et tout organisme qui a contribué plus de 5 000$ a le statut d’observateur et à ce titre est convoqué aux assemblées générales. Ce statut confère un droit de parole sans droit de vote.

ARTICLE 10 : Le Conseil d’administration

10.1 Profil :

Toutes les personnes qui adhèrent à la vision et aux valeurs de la Fondation peuvent être admises au Conseil d’administration.

10.2 Composition :

La corporation est dirigée par un Conseil d’administration composé de sept (7) personnes nommées par l’assemblée générale des membres. La présidente doit être nommée par l’assemblée générale alors que les autres administratrices désignent entre elles par résolution la vice-présidente, la secrétaire, la trésorière et l’agente de liaison.

10.3 Vacances :

En cas de démission ou d’absence à plus de trois réunions consécutives, le Conseil nommera, dans les trente (30) jours qui suivent, une autre personne pour terminer l’exercice en cours et remplir la fonction laissée vacante, s’il y a lieu.

10.4 Procédure de nomination des administratrices  :

S’il y a lieu de pourvoir à des postes, quarante (40) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ordinaire des membres, la secrétaire recueille des suggestions de personnes qui pourraient agir à titre d’administratrice. Cette sollicitation est faite par écrit auprès des personnes ou organismes qui reçoivent ou ont reçu une aide financière de la Fondation ainsi qu’auprès des organismes féminins alliés. La secrétaire constitue un répertoire des personnes ainsi suggérées et le présente à l’assemblée générale, séance tenante, lors de la réunion annuelle ordinaire. Ni l’assemblée générale ni le Conseil ne sont tenus de choisir les administratrices parmi les personnes figurant au répertoire ainsi constitué.

10.5 Destitution :

Les membres du Conseil ne peuvent être destituées que par une assemblée générale des membres.

10.6 Durée des mandats :

Les membres du Conseil sont nommés pour une période de trois ans. Le nombre de renouvellements de mandat est illimité sauf que la personne nommée à la présidence ne peut occuper cette fonction que pendant deux mandats consécutifs. Elle peut être élue à la présidence par la suite après une absence d’au moins une année. Pour assurer une continuité au sein du Conseil la Présidente et la Trésorière seront nommées pour une période de trois ans lors de leur premier mandat et la Vice-présidente et la secrétaire seront nommées pour une période de deux ans lors de leur premier mandat.

10.7 Réunions :

Le Conseil se réunit au moins trois fois par année. La secrétaire convoque le Conseil, sur l’ordre de la présidente ou à la demande écrite de la majorité des membres du Conseil.

10.8 Avis de convocation :

L’avis de convocation de toute réunion du Conseil sera transmis par courriel au moins 10 jours avant la tenue de la réunion. Si toutes les membres du conseil sont présentes ou y consentent par écrit, une réunion peut être tenue sans préavis.

10.9 Prise de décision et Vote :

Les membres du Conseil ne peuvent se faire remplacer ni voter par procuration.

10.9.1 Dans la prise de décision, le consensus est privilégié. Lorsque le consensus n’est pas possible, les décisions sont prises à la majorité simple des membres présentes et chacune des membres du Conseil dispose d’une voix. Un scrutin secret peut être tenu à la demande d’une membre.

LES COMITÉS

11.1 GÉNÉRALITÉS

11.1.1 Les comités sont composés majoritairement de femmes.

11.1.2 Dans la prise de décision, le consensus est privilégié. Lorsque le consensus n’est pas possible, les décisions sont prises à la majorité simple des membres présentes. Une résolution communiquée et votée par téléphone ou électroniquement est valide lorsque ce mode de communication est approuvé au préalable par les membres.

11.1.3 Les membres ont l’obligation de tenir confidentiel tout renseignement personnel obtenu au cours de leur mandat. Chaque membre d’un comité doit annuellement, durant son mandat, signer le formulaire d’engagement de confidentialité et le remettre à la secrétaire de la Fondation.

11.2 COMITÉ DE SOLLICITATION  

11.2.1 Mandat

Le Comité de sollicitation sollicite des dons et s’assure de promouvoir l’image de marque et la réputation d’intégrité et de fiabilité de la Fondation. Il informe les donateurs de plus de 5000$ de leur statut d’observateur.  Il doit aussi s’assurer du respect des Statuts et règlements dans l’exécution de ses tâches.

11.2.2 Composition

Le Comité de sollicitation est composé d’au moins quatre membres nommées par le Conseil.  Le mandat des membres du comité a une durée de trois (3) ans et est renouvelable une fois. Par la suite, la membre peut être nommée après une absence d’une année.

11.3     COMITÉ DES BOURSES

11.3.1   Mandat 

Le Comité des bourses fait connaître, le programme de bourses de la Fondation entre autres dans les centres de la Jeunesse, les organismes communautaires et les institutions d’enseignement francophone de la province. Ce faisant, il respecte les échéances prévues dans la Politique d’attribution des bourses.

Le Comité des bourses recommande au Conseil d’administration conformément à la Politique d’attribution des bourses la ou les femmes à qui une bourse doit être attribuée ainsi que le montant de celle-ci. Il doit aussi s’assurer du respect des Statuts et règlements dans l’exécution de ses tâches.

11.3.2   Composition

Le Conseil nomme trois (3) personnes, pour siéger à titre de membres et nomme une quatrième personne qui agira comme substitut en cas de conflit d’intérêt ou d’absence de la part d’une membre du comité.

Les personnes nommées possèdent une expérience pertinente dans le domaine de l’éducation. Elles possèdent une bonne connaissance des conditions d’admission et d’études dans les institutions d’enseignement postsecondaire canadiennes ainsi qu’une connaissance démontrée des difficultés rencontrées par les femmes vivant dans la pauvreté.

Le mandat des membres du comité a une durée de trois (3) ans et est renouvelable une fois. Par la suite, la membre peut être nommée après une absence d’une année.   Le mandat de la substitut a une durée de 3 ans et est renouvelable de manière illimitée.

11.4 Comité des placements

11.4.1 Mandat

Le Comité des placements est chargé de :
a) Surveiller des caractéristiques du portefeuille de placement à des fins de conformité avec la Politique des placements ;
b) Recommander au Conseil des changements à apporter à la Politique des placements ;
c) Recommander au Conseil l’engagement des gestionnaires de portefeuille et surveiller leur rendement.

11.4.2 Composition 

Le Comité des placements est composé de trois (3) membres nommés par le Conseil.  Le mandat des membres du comité a une durée de trois (3) ans et est renouvelable une fois. Par la suite, la membre peut être nommée après une absence d’une année.

Tous les membres du Comité possèdent une connaissance de base des questions financières et au moins un membre détient une expertise comptable ou financière.

ARTICLE 12 : CONFLIT D’INTÉRÊT ET CONFIDENTIALITÉ :

Toute membre du Conseil et des comités doit faire mention d’un conflit d’intérêts réel ou apparent qu’elle pourrait avoir. Le conflit d’intérêts doit être inscrit au procès-verbal de la rencontre avec la discussion l’entourant.

Un formulaire d’engagement de confidentialité doit être signé annuellement par toutes les membres du Conseil et des comités pendant la durée de leur mandat et doit être remis à la secrétaire.

ARTICLE 13 : LES ADMINISTRATRICES

13.1 La présidence :

La présidence est la première responsable de la Fondation et la représente dans toutes les actions officielles. Elle préside les réunions du Conseil et agit comme principale porte-parole de l’organisme. Elle signe tous les documents juridiques. Elle est membre d’office de tous les comités et exerce tous les pouvoirs que lui attribue le Conseil. Elle convoque toutes les réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblé générale annuelle. Elle peut déléguer temporairement ses pouvoirs à une membre du Conseil.

13.2 La vice-présidence :

En l’absence ou dans l’incapacité de la présidence, remplace celle-ci et en exerce les pouvoirs. Elle exécute les fonctions que lui assigne à l’occasion le Conseil.

13.3 La trésorière :

A la charge et la garde des fonds et des livres comptables. Elle tient un relevé précis des biens, des dettes et des déboursés et dépose dans une institution financière toutes les recettes de l’organisme et de ces fiducies. Elle est responsable de la production du rapport financier annuel.
a) est responsable du budget et de l’administration financière de la Fondation, prépare les prévisions budgétaires annuelles, les soumet pour approbation au Conseil ;
b) doit déposer sans délai les sommes d’argent ou les chèques appartenant à la Fondation dans une banque ou dans une caisse choisie par le Conseil ;
c) soumet son rapport financier au Conseil, à l’Assemblée générale et aux vérificateurs une fois par année et le publie ;
d) peut, après autorisation du Conseil, s’adjoindre d’autres personnes pour l’aider dans son travail ;
f) doit, à la fin de son mandat, transmettre à sa successeure toutes les propriétés de la Fondation ;
g) doit signer et envoyer tous les reçus aux donataires.

13.4 La secrétaire :

Est responsable des procès-verbaux du Conseil d’administration et des assemblées générales ainsi que des archives et des registres de l’organisme ; elle s’assure que les exigences de rapports au registre corporatif sont respectées. Elle assume les tâches prévues à l’article 10.4 pour pourvoir au poste de présidente et s’assure que chaque membre du Conseil et des comités signe annuellement le formulaire d’engagement de confidentialité.

13.5 L’agente de liaison :

Est responsable de recevoir les demandes de bourses, de les transmettre au Comité des bourses, d’aviser les récipiendaires des bourses et les personnes dont la candidature a été rejetée, d’informer la trésorière des paiements  à effectuer et de ma intenir des contacts réguliers avec les boursières.

ARTICLE 14 : PROCÉDURES D’ASSEMBLÉE

Le code de procédure utilisé en assemblée est le Code Morin.

ARTICLE 15 : SIGNATAIRES

Tout effet bancaire ou document officiel doit être signé par au moins deux membres du Conseil désignées par celui-ci. La trésorière doit faire partie des membres désignés

ARTICLE 16 : EXERCICE FINANCIER ET VÉRIFICATION

L’exercice financier de la Fondation se termine le 31 décembre de chaque année. L’assemblée générale réunie en réunion ordinaire annuelle désigne soit a) un comité d’examen des comptes formé de trois personnes qui ne sont pas membres ou b) une vérificatrice. Ce comité ou cette personne, selon le cas, est chargé d’examiner et de vérifier les états financiers de la Fondation et de faire rapport lors de l’assemblée générale annuelle suivante. La nomination d’une vérificatrice est obligatoire lorsque le capital administré est supérieur à deux cent mille dollars (200 000$).

ARTICLE 17 : MODIFICATIONS AUX STATUTS ET RÈGLEMENTS

Toute membre qui désire proposer une modification aux Statuts et règlements soumettra par écrit au Conseil au moins vingt-cinq (25) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle. Le Conseil devra inclure cette proposition à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.

17.1 Le Conseil pourra soumettre toute autre proposition de modification aux Statuts et règlements à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire à condition de respecter les délais et les procédures de convocation de la réunion.

17.2 Toute modification aux Statuts et règlements doit recevoir l’appui d’au moins deux tiers (2\3) des membres présents.

ARTICLE 18 : DISSOLUTION ET LIQUIDATION

Advenant la cessation des activités de la Fondation tous les fonds disponibles seront affectés à un ou à plusieurs buts similaires au Nouveau-Brunswick.

Adoption : Le 16 juin 2016
Fréquence de révision : 5 ans
Modification : Le 19 mai 2017