Statuts et règlements

Fondation Marichette Inc.
Statuts et règlements

A. LES STATUTS
ARTICLE 1 : RAISON SOCIALE
La corporation se nomme : Fondation Marichette Inc. (Fondation)

ARTICLE 2 : MISSION
La Fondation a pour mission de mener des actions pour obtenir des ressources et à les utiliser pour aider des femmes du Nouveau-Brunswick à accéder à l’éducation ou à la formation en français qui leur permettra d’atteindre l’autonomie financière.

ARTICLE 3 : MANDAT
La Fondation remplit sa mission en réalisant les objectifs suivants :
a) Accorder une aide financière à des femmes du Nouveau-Brunswick dont les ressources financières sont limitées afin de poursuivre leurs études dans des institutions postsecondaires de langue française ;
b) Solliciter des dons en provenance notamment de particuliers, d’institutions, d’autres fondations ;
c) Administrer des fonds.

ARTICLE 4 : LA NATURE DE L’ORGANISME
La Fondation est un organisme de bienfaisance. Les revenus du capital investi sont utilisés à des fins charitables comme prévu dans la mission et le mandat de l’organisme.

ARTICLE 5 : SIÈGE SOCIAL
Le siège social est à Moncton, comté de Westmorland au Nouveau-Brunswick.

ARTICLE 6 : LANGUE
Le français est la langue de travail parlée et écrite de la Fondation.

B. LES RÈGLEMENTS
ARTICLE 7 : LES INSTANCES
Les instances sont :
7.1 L’assemblée générale annuelle
7.2 Le Conseil d’administration (Conseil)
7.3 Le comité des bourses

ARTICLE 8 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

8.1 Composition et vote :
L’assemblée générale se compose des membres de la Fondation. Les membres ne peuvent pas se faire remplacer ni voter par procuration. Chaque membre ne possède qu’un vote et les décisions sont prises à la majorité des votes exprimés. Les décisions ne peuvent être annulées sous prétexte que quelques membres n’auraient pas reçu l’avis de convocation. Le scrutin secret est de droit à la demande d’une membre. Les membres qui résident à plus de deux heures de route du lieu de la réunion peuvent participer par conférence vidéo à condition d’en avoir exprimer le désir au moins 12 jours ouvrables avant la tenue de la réunion et d’avoir accepté leur incapacité à voter dans l’éventualité d’un scrutin secret.

8.2 Réunions ordinaires :
L’assemblée générale est convoquée obligatoirement en séance ordinaire une fois l’an en un centre urbain du Nouveau-Brunswick, au plus tard six mois (6) après la fin de l’exercice financier. Le quorum est constitué de cinquante (50) pour cent plus un (1) membres présentes. La convocation écrite, par la poste ou par courriel selon les coordonnées figurant au registre, doit être envoyée à toutes les membres et observateurs au moins douze (12) jours avant la réunion et doit contenir l’ordre du jour.

8.3 Ordre du jour des réunions ordinaires :
L’ordre du jour de la réunion annuelle comprend, entre autres : a) la liste des membres, b) le procès-verbal de la réunion précédente, c) le rapport de la présidente, d) le rapport de la
trésorière e) le rapport des responsables de la sollicitation, des communications et du Comité de bourses, f) le rapport de la vérificatrice ou du comité d’examen des comptes selon le cas, e) l’examen des propositions soumises par le Conseil, f) s’il y a lieu, la nomination des membres du Conseil et l’élection de la présidente, g) la désignation de la vérificatrice ou du comité d’examen des comptes, selon le cas.

8.3.1 Les membres présentes peuvent avant l’adoption de l’ordre du jour ajouter à celui-ci avec l’assentiment de la majorité. Toute autre réunion ordinaire est convoquée par le Conseil et son ordre du jour est précisé dans l’avis de convocation envoyé au moins douze (12) jours avant la date prévue pour la tenue de la réunion ; les membres présentes peuvent, avant l’adoption de l’ordre du jour, y ajouter avec l’assentiment de la majorité.

8.4 Réunions extraordinaires :
Une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée sur décision du Conseil ou par le Conseil sur demande écrite de dix pour cent (10 %) ou de quinze (15) membres ou le plus petit des deux.

8.4.1 L’avis de convocation écrite, envoyée par la poste ou par courriel, aux membres et aux observateurs au moins sept (7) jours avant la réunion doit indiquer l’objet précis des délibérations et doit inclure assez d’information pour permettre aux membres de prendre une décision éclairée. L’assemblée générale réunie en séance extraordinaire ne peut étudier que le sujet pour lequel elle a été convoquée.

ARTICLE 9 : LES MEMBRES ET OBSERVATEURS
9.1 Les membres sont les administratrices actuelles et antérieures ainsi que toutes les personnes qui ont été actives au sein des comités durant l’année en cours.

9.2 Une membre peut se retirer en le signifiant par écrit à la secrétaire de la corporation. Une membre qui est absente de l’Assemblée générale annuelle pendant trois années consécutives perd son statut de membre.

9.3 Toute membre peut être suspendue ou exclue par le vote des trois quarts des membres à une assemblée générale des membres convoquées au moins sept (7) jours avant la date fixée pour la séance et faisant état de la proposition de suspension ou d’exclusion. La suspension entraîne la perte de tous les droits et privilèges réservés aux membres de la corporation.

9.4 Toute personne et tout organisme qui a contribué plus de 10 000$ a le statut d’observateur et à ce titre est convoqué aux assemblées générales. Ce statut confère un droit de parole sans droit de vote.

ARTICLE 10 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
10.1 Profil : Toutes les personnes qui adhèrent à la vision et aux valeurs de la Fondation peuvent être admises au Conseil d’administration.

10.2 Composition :
La corporation est dirigée par un Conseil d’administration composé de sept (7) personnes nommées par l’assemblée générale des membres. La présidente doit être nommée par l’assemblée générale alors que les autres administratrices désignent entre elles par résolution, la vice-présidente, la secrétaire-archiviste, la trésorière, la responsable de la sollicitation, la responsable des communications et la présidente du Comité des bourses.

10.3 Vacances :
En cas de démission ou d’absence à plus de trois réunions consécutives, le Conseil nommera, dans les trente (30) jours qui suivent, une autre personne pour terminer l’exercice en cours et remplir la fonction laissée vacante.

10.4 Procédure de nomination des administratrices :

10.4.1 S’il y a lieu de pourvoir à des postes, lors de l’assemblée générale annuelle ordinaire, la secrétaire au moins trente jours avant la tenue de cette assemblée, sollicite des candidatures auprès des membres et des organismes féminins alliés. La secrétaire précise dans l’annonce les qualités recherchées ainsi que la forme et les modalités de présentation des candidatures. La secrétaire constitue un répertoire des personnes ainsi suggérées et le présente à l’assemblée générale, séance tenante, lors de la réunion annuelle ordinaire. L’assemblée générale n’est pas tenue de choisir les administratrices parmi les personnes figurant au répertoire ainsi constitué.

10.4.2 Pour combler un poste d’administratrice devenu vacant en cours de l’année d’exercice, le Conseil d’administration, informe l’ensemble des membres ainsi que les organismes et groupes féminins alliés de la vacance, des qualités recherchées et des modalités de présentation des candidatures. Une période d’au moins quinze jours à compter de la date de l’avis est accordée pour la présentation de la candidature.

10.5 Destitution :
Les membres du Conseil ne peuvent être destituées que par une assemblée générale des
membres.

10.6 Durée des mandats :
Les membres du Conseil sont nommés pour une période de trois ans. Le nombre de renouvellements de mandat est illimité sauf que la personne nommée à la présidence ne peut occuper cette fonction que pendant deux mandats consécutifs. Elle peut être élue à la présidence par la suite après une absence d’au moins une année.

10.7 Réunions :
Le Conseil se réunit au moins trois fois par année. Le Conseil est convoqué par la présidente ou à la demande écrite de la majorité des membres du Conseil.

10.8 Avis de convocation :
Les membres du Conseil sont avisées de la tenue d’une réunion au moins dix (10) jours avant la tenue de la réunion. Si toutes les membres du conseil sont présentes ou y consentent par écrit, une réunion peut être tenue sans préavis.

10.8.1 Le quorum est constitué par 4 membres dont au moins la présidente ou la secrétaire ou la trésorière.

10.8.2 Le Conseil peut tenir des réunions par courriel sur un seul sujet selon les modalités que le Conseil aura établi par politique.

10.9 Prise de décision et Vote :
Les membres du Conseil ne peuvent se faire remplacer ni voter par procuration.

10.9.1 Dans la prise de décision, le consensus est privilégié. Lorsque le consensus n’est pas possible, les décisions sont prises à la majorité simple des membres présentes et chacune des membres du Conseil dispose d’une voix. Un scrutin secret peut être tenu à la demande d’une membre.

ARTICLE 11 : DÉLIBÉRATIONS, CONFLIT D’INTÉRÊT ET CONFIDENTIALITÉ
11.1 Dans la prise de décision, le consensus est privilégié. Lorsque le consensus n’est pas possible, les décisions sont prises à la majorité simple des membres présentes. Une résolution communiquée et votée par téléphone ou électroniquement est valide lorsque ce mode de communication est approuvé au préalable par les membres.

11.2 Toute membre du Conseil et des comités doit faire mention d’un conflit d’intérêts réel ou apparent qu’elle pourrait avoir. Le conflit d’intérêts doit être inscrit au procès-verbal de la rencontre avec la discussion l’entourant. Un formulaire d’engagement de confidentialité doit être signé annuellement par toutes les membres du Conseil et des comités pendant la durée de leur mandat et doit être remis à la secrétaire-archiviste.

ARTICLE 12 : COMITÉ DES BOURSES
12.1 Mandat
Le Comité des bourses a) reçoit les demandes de bourses et s’assure que les dossiers sont complets et au besoin communique avec les candidates pour obtenir les documents manquants qu’il juge essentiels ; b) étudie les candidatures et recommande au Conseil d’administration conformément à la Politique d’attribution des bourses la ou les femmes à qui une bourse doit être attribuée ainsi que le montant de celle-ci ; c) s’assure du respect des Statuts et règlements dans l’exécution de ses tâches ; d) recommande au besoin des modifications à la Politique d’attribution des bourses et aux formulaires de demande.

12.2 Composition
Le Conseil désigne parmi ses membres la personne qui présidera le Comité. Le Conseil nomme deux membres qui siègeront sur le jury avec la présidente du Comité et nomme deux personnes substituts qui siègeront sur le jury en cas de conflit d’intérêt ou d’absence de la part d’une ou des membres du jury.

12.3 Qualités des membres du Comité
Les personnes nommées possèdent une expérience pertinente dans le domaine de l’éducation. Elles possèdent une bonne connaissance des conditions d’admission et d’études dans les institutions d’enseignement postsecondaire canadiennes ainsi qu’une connaissance démontrée des difficultés rencontrées par les femmes vivant dans la pauvreté.

12.4 Durée des mandats
Le mandat des membres du comité a une durée de trois (3) ans et est renouvelable une fois. Par la suite, la membre peut être nommée après une absence d’une année. Le mandat des membres substituts a une durée de 3 ans et est renouvelable de manière illimitée.

12.5 Les membres du Comité ont l’obligation de tenir confidentiel tout renseignement personnel obtenu au cours de leur mandat. Chaque membre doit annuellement, durant son mandat, signer le formulaire d’engagement de confidentialité et le remettre à la secrétaire-archiviste de la Fondation.

12.6 Une membre du Comité qui, de manière régulière, ne participe pas aux réunions du Comité peut être démise par le Conseil d’administration sur recommandation du Comité. Avant de la démettre, le Conseil d’administration informe la membre visée et l’invite à faire valoir ses objections à la recommandation.

ARTICLE 13 : LES ADMINISTRATRICES
13.1 La présidence :
La présidence est la première responsable de la Fondation et la représente dans toutes les actions officielles. Elle préside les réunions du Conseil et agit comme principale porte-parole de l’organisme. Elle signe tous les documents juridiques. Conjointement avec la trésorière et la vice-présidente, elle surveille le portefeuille de placement à des fins de conformité avec la Politique des placements, recommande au Conseil l’engagement des gestionnaires de portefeuille et surveille leur rendement. Elle est membre d’office de tous les comités et exerce tous les pouvoirs que lui attribue le Conseil. Elle convoque toutes les réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale annuelle. Elle informe les candidates au concours de la bourse des résultats du concours et des procédures à suivre pour le versement de la bourse.

13.2 La vice-présidence :
En l’absence ou dans l’incapacité de la présidence, remplace celle-ci et en exerce les pouvoirs. Conjointement avec la trésorière et la présidente, elle surveille le portefeuille de placement à des fins de conformité avec la Politique des placements, recommande au Conseil l’engagement des gestionnaires de portefeuille et surveille leur rendement. Elle exécute les fonctions que lui assigne à l’occasion le Conseil.

13.3 La trésorière :
A la charge et la garde des fonds et des livres comptables. Elle tient un relevé précis des biens, des dettes et des déboursés et dépose dans une institution financière toutes les recettes de l’organisme et de ces fiducies. Elle est responsable de la production du rapport financier annuel.
a) est responsable du budget et de l’administration financière de la Fondation, prépare les prévisions budgétaires annuelles, les soumet pour approbation au Conseil ;
b) doit déposer sans délai les sommes d’argent ou les chèques appartenant à la Fondation dans une banque ou dans une caisse choisie par le Conseil ;
c) soumet son rapport financier au Conseil, à l’Assemblée générale et aux vérificateurs une fois par année et le publie ;
d) peut, après autorisation du Conseil, s’adjoindre d’autres personnes pour l’aider dans son travail ;
e) doit, à la fin de son mandat, transmettre à sa successeure toutes les propriétés de la Fondation.
f) doit signer et envoyer tous les reçus aux donataires
g) Conjointement avec la présidente et la vice-présidente, elle surveille le portefeuille de placement à des fins de conformité avec la Politique des placements, recommande au Conseil l’engagement des gestionnaires de portefeuille et surveille leur rendement.

13.4 La secrétaire-archiviste :
Est responsable des procès-verbaux du Conseil d’administration et des assemblées générales ainsi que des archives et des registres de l’organisme ; elle s’assure que les exigences de rapports au registre corporatif sont respectées ; elle tient à jour le registre des membres. Elle est la principale responsable de la protection des renseignements personnels détenus par la Fondation. Elle assume les tâches prévues à l’article 10.4 pour pourvoir aux postes du Conseil d’administration et s’assure que chaque membre du Conseil et du Comité des bourses signe annuellement le formulaire d’engagement de confidentialité.

13.5 La responsable de la sollicitation :
Responsable de solliciter des dons et de l’organisation d’activités de financement. Elle informe les donateurs de plus de 10 000$ de leur statut d’observateur. Elle fait rapport de ses activités au Conseil et elle forme un comité pour l’appuyer dans la réalisation de ses tâches. Elle en informe la secrétaire-archiviste aux fins d’attribuer le statut de membre à ces personnes conformément à l’article 9.1. Elle s’assure que ces personnes respectent la confidentialité des renseignements personnels auxquels elles auraient accès.

13.6 La responsable des communications :
Elle est responsable des brochures, communiqués de presse, des medias sociaux, de la page web etc. qui font connaître la Fondation, sa mission et font la promotion de l’image de marque et de la réputation d’intégrité et de fiabilité de la Fondation. Elle coordonne les communications pour les activités de financement et peut s’adjoindre des personnes pour l’appuyer dans la réalisation de ses tâches. Elle en informe la secrétaire-archiviste aux fins d’attribuer le statut de membre à ces personnes conformément à l’article 9.1. Elle s’assure que ces personnes respectent la confidentialité des renseignements personnels auxquels elles auraient accès.

13.7 La présidente du Comité des bourses
Préside le Comité des bourses et ses activités. Elle fait rapport au Conseil d’administration.

ARTICLE 14 : PROCÉDURES D’ASSEMBLÉE
Le code de procédure utilisé en assemblée est le Code Morin.

ARTICLE 15 : SIGNATAIRES
Tout effet bancaire ou document officiel doit être signé par au moins deux membres du Conseil désignées par celui-ci. La trésorière doit faire partie des membres désignés.

ARTICLE16 :
EXERCICE FINANCIER ET VÉRIFICATION
L’exercice financier de la Fondation se termine le 31 décembre de chaque année. L’assemblée générale réunie en réunion ordinaire annuelle désigne une vérificatrice afin d’effectuer une mission d’examen lorsque le capital administré est supérieur à un million (1,000,000$). Cette personne est chargée d’examiner et de vérifier les états financiers de la Fondation préparés par la trésorière. Lorsque le capital est inférieur à cette somme, une vérification des états financiers est faite par deux personnes dont une membre du Conseil d’administration autre que la présidente, la vice-présidente et la trésorière ainsi qu’une autre personne qui n’est pas membre et qui possède des connaissances approfondies en comptabilité. Ces deux personnes sont désignées par le Conseil d’administration et font rapport à l’Assemblée générale annuelle.

ARTICLE 17 : MODIFICATIONS AUX STATUTS ET RÈGLEMENTS
Toute membre qui désire proposer une modification aux Statuts et règlements soumettra par écrit au Conseil au moins vingt-cinq (25) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle. Le Conseil devra inclure cette proposition à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.

17.1 Le Conseil pourra soumettre toute autre proposition de modification aux Statuts et règlements à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire à condition de respecter les délais et les procédures de convocation de la réunion.

17.2 Toute modification aux Statuts et règlements doit recevoir l’appui d’au moins deux tiers (2\3) des membres présents.

ARTICLE 18 : DISSOLUTION ET LIQUIDATION
Advenant la cessation des activités de la Fondation, tous les fonds disponibles seront affectés à un ou à plusieurs buts similaires au Nouveau-Brunswick.

Adoption le 16 juin 2016
Fréquence de révision 5 ans
Modification le 19 mai 2017
Modification le 27 mai 2018
Modification le 9 juin 2019